Beste Bezoekers, Beste Exposanten,

Afgelopen week bereikte ons het bericht dat Fandom Weekend niet door zou gaan. Directeur Franc Dubbelman van het Evoluon is, op 6 oktober 2018, op voorhand en zonder ons medeweten exposanten gaan informeren dat Fandom Weekend niet door zou gaan. Zelf heeft hij tot op heden geen enkele verantwoordelijkheid genomen voor de gevolgen hiervan en zijn wanbeleid. Tevens reageert hij naar ons toe nergens meer op. Gevolg hiervan is grote paniek, waardoor het onze organisatie bijna onmogelijk wordt gemaakt om onze kant van het verhaal te vertellen.

Zoals beloofd publiceren we dat nu toch. Hierbij een zo duidelijk mogelijke tijdslijn.

Brabanthallen Den Bosch

We beginnen met de misverstanden uit de wereld te helpen m.b.t. locatie Den Bosch. Hier vindt u de laatste email waarom deze locatie niet is doorgegaan. Wij waren niet bereid een kaal huurcontract te tekenen zonder de overige kosten in te kunnen schatten! Niets ten nadele van Libema waar de correspondentie in ieder geval wel transparant is.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Brabanthallen_6-7-2018.pdf

Evoluon Eindhoven

Op 4 juli 2018 is er een tweede contact over de locatie in het Evoluon. Uit voorzorg waren we deze onderhandelingen opgestart tegelijkertijd met Den Bosch. Op 6 juli 2018 reageert Dhr. Van Zeeland duidelijk met de mogelijkheid om de huur prijs te bespreken en eveneens een meer jarenplan op te zetten. De directeur is vanaf dat moment volledig op de hoogte.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_6-7-2018.pdf

Op 16-7-2018 presenteren we het eerste deel van ons programma en de data waarvoor wij een meer jaren contract zouden willen afsluiten. Een meer jaren plan wat nooit verder is aangeboden overigens.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_16-7-2018.pdf

Het antwoord van Dhr. Dubbelman is reeds eerder gepubliceerd en voegen we toe aan de tijdslijn.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_19-7-2018.pdf

Vanaf 19 juli 2018 wordt er onderhandeld over de data voor meerdere evenementen. 8 & 9 december 2018 zitten daar ook bij en blijken ook na eerdere toezeggingen inmiddels verhuurd te zijn aan de Stadskerk 040.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_20-7-2018.pdf

20-7-2018 – Wederom toezegging van data.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_20-7-2018_2.pdf

Franc Dubbelman gaat nu samen met Kariane rond de tafel zitten en zij bevestigen de definitieve data voor 3 jaar.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_25-7-2018.pdf

Dhr. Van zeeland neemt na meer dan 2 weken weer contact op, 13 augustus 2018. Op 21 augustus 2018 bevestigt hij een afspraak voor nieuw overleg.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_21-8-2018.pdf

Vanaf midden augustus begint Evoluon telefoontjes te ontvangen alsmede wordt er een hetze opgezet via Social Media met alles wat maar mogelijk is om Fandom Weekend zwart te maken. Er wordt door ons aangifte gedaan bij de politie en we tikken het Evoluon op de vingers geen informatie meer te verstrekken aan vreemden. Dit politie onderzoek loopt nog steeds.

Afgelopen week heeft het Evoluon onze afspraak vaak geschonden doordat Jan en alleman bij het Evoluon vragen kan stellen en zij ook antwoord krijgen per telefoon. Evoluon controleert niets dus belt u gerust. Evoluon blijkt niet vertrouwelijk om te kunnen gaan met informatie. In plaats van samen rond de tafel te willen zitten gooit men liever benzine op het vuur.
Tot op heden kan het Evoluon blijkbaar niet met ons bellen. Uit onderstaande email kunt u opmaken dat zowel de directeur Franc Dubbelman als Dhr. van Zeeland volledig ervan op de hoogte waren informatie niet zomaar te mogen delen. Een melding van een vreemde die op de hoogte is van een afspraak tussen het Evoluon en ons is bij ons vooral verkeerd gevallen. Zeer onprofessioneel!

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_afsrpaak_met_Evoluon_28-8-2018
http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_28-8-2018.pdf
http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_29-8-2018.pdf

Op 29 augustus beginnen ook de onderhandelingen over de Philips Hall in het Evoluon. Dit o.a. vanwege 2 premières.
Hier worden ook afspraken over gemaakt. Zo zouden zij de films kunnen afspelen op het gevraagde systeem. Op 19-9-2018 is het opeens allemaal moeilijk. Dit omdat we de vraag na ruim 2 weken nog een keer moeten stellen. Echter blijkt nu de Stadskerk 040 (21-8-2018) mee te gaan lopen in het Evoluon. Dhr. van Zeeland meldt ons echter niets. Op dat moment wist Dhr. van Zeeland dat de Philips Hall al verhuurd werd ook voor 14 oktober en 9 december 2018. De Stadkerk 040 kondigt dit immers aan online.

21-8-2018 heeft dit alles al in de regionale krant gestaan! Hieruit maken wij op dat het Evoluon zich sinds minimaal midden augustus 2018 niet meer aan de afspraken houdt. Onderhandelingen met de Stadskerk zullen ver daarvoor al gestart zijn. Dit bericht komt niet zomaar in de krant te staan. Dit terwijl het Evoluon op 20-7-2018 al een toezegging heeft gedaan over de data. Op 28-9-2018 weet Dhr. van Zeeland niet meer over welke films wij het hebben en kan het plotseling niet meer omdat men de techniek niet in huis heeft om de premières te vertonen (14 dagen voor het evenement!). Deze techniek was eerder wel in huis blijkt uit de correspondentie. Niemand kan nu nog ontkennen dat Dhr. van Zeeland van de kerkdienst op 14 oktober 2018  afweet en nu zijn achterste er uit probeert te draaien. Iets kan of iets kan niet!

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_29-8-2018-2.pdf
http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_19-9-2018.pdf
http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_28-9-2018.pdf
http://www.fandomweekend.com/pers/Stadskerk 040 in het Evoluon in Eindhoven volgeboekt _ Eindhoven _ ed.nl.pdf
http://www.fandomweekend.com/pers/Diensten – Stadskerk 040.pdf

Op 24 september 2018 krijgt Dhr. van Zeeland plots erg veel haast. Begrijpt u goed op dat moment weten wij nog steeds niets van de ingeplande diensten van de Stadskerk 040. Nu begrijpen we zijn haast achter af nu natuurlijk wel.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_24-9-2018.pdf

In het samenwerkingsvoorstel wat u nu ook kunt downloaden ziet u ook weer 14 oktober 2018 – Foyer Philips vermeld staan. Nog steeds meldt het Evoluon helemaal niets over de stadskerk 040.

Tevens staan opgenomen een aantal afspraken:

Parkeren

€ 1,00 per auto zal worden verrekend met de locatiehuur.

Staffelkorting

 

  • – Bij € 17.500,- of meer catering omzet bedraagt de korting op locatiehuur 30%
  • – Tussen € 12.500,- tot € 17.500,- catering omzet bedraagt de korting op locatiehuur 20%
  • – Tussen € 7.500,- tot € 12.500,- catering omzet bedraagt de korting op locatiehuur 15%
  • – Onder de € 7.500,- catering hanteren wij geen korting op de locatiehuurKluisjes

Kosten voor huur kluisjes bedragen € 2,50 per kluisje per dag. Wij rekenen ook een borg van € 5,00 per kluisje. Het Evoluon beschikt over ongeveer 50 kluisjes.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_26-9-2018.pdf
http://www.fandomweekend.com/pers/samenwerkingvoorstel.pdf

Niets van deze afspraken wordt uiteindelijk overgenomen in de definitieve bevestiging door het Evoluon. Ook omdat het om een eenzijdig samenwerkingsvoorstel gaat en zonder enige handtekening verzoeken wij het Evoluon om dit nu op te nemen in de definitieve bevestiging. Dit gebeurd echter niet.

Men schrijft zelfs: De laatste wijzigingen zoals u deze heeft aangegeven zijn in het samenwerkingsvoorstel verwerkt. Daarmee is dit voorstel het definitieve uitgangspunt van onze samenwerking. Vanzelfsprekend kunt u voor aanvang van uw beurs nog tal van zaken wijzigen. Daarmee is het samenwerkingsvoorstel automatisch niet meer geldig. Dit voorstel is wat ondertekend moet worden. Met handtekening is leidend. Anders had men de datum van 14 september 2018 moeten vermelden.

In de definitieve bevestiging voor 13 & 14 oktober 2018 komt plotseling te staan:

Voor 12 oktober 2018 moet de zaal huur ook nog even worden betaald. Dit is niet de afspraak en daar is ook nooit over gesproken.

Daarnaast knalt Maarten er nog een paar handige zaaltjes bij, welke nooit door ons zijn gereserveerd.

Dan nog een paar extra tafels welke wij extern gaan huren. Hier was Maarten ook mee bekend.

Zo wordt de factuur al snel opgevoerd met minimaal € 6.540,00 exclusief 21% BTW. Als u mee rekent praten we over een niet gering bedrag. Redenen om niet te tekenen. Noch aan te betalen omdat dan ook een akkoord wordt bereikt.

http://www.fandomweekend.com/pers/14193 Uw bevestiging.PDF

Op 3 oktober 2018 reageert Maarten en beloofd wel maar voert niet uit, zo blijkt later.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_3-10-2018.pdf

We ontvangen op 4 oktober 2018 een “herziene bevestiging”.

Tot onze grote verbazing zijn alleen de kleedruimtes gewijzigd. Meer niet! Ook worden nog steeds de afgesproken staffels niet opgenomen.

http://www.fandomweekend.com/pers/ 14193 Uw gewijzigde bevestiging.pdf

Vanaf dat moment begint men excuses te zoeken en te vragen naar een aantal punten die de wijziging in de definitieve bevestiging en oorspronkelijke afspraken totaal niet in de weg staan.

– Definitieve plattegrond met stands – Stond reeds online.
– Lijst met standhouders en eventuele stroom benodigdheden  – Stond eveneens online en 5 stroompunten waren al doorgegeven.
– Wensen t.b.v. standhouders catering en crew catering  – Was reeds besproken en niet relevant. Restaurant is immers hun verantwoording.
– Planning van leveranciers voor aanleveren tafels en overige benodigdheden  – Nog niet aangeleverd op 4 oktober 2018. Ook niet relevant.Wel bewijs dat we inderdaad extern hadden geboekt.
– Draaiboek met tijdsplanning per dag – Stond reeds online.
– Ook graag hierin de wensen/benodigdheden voor de Philips Hall – Afhankelijk van muziekanten en ook niet relevant.
– Eventueel benodigde kleedruimtes – Was reeds aangegeven dat we deze niet extra nodig hadden.

Niets van het bovenstaande had invloed of zou de wijziging van de definitieve bevestiging in de weg moeten staan. Zelfs spreekt men weer over de Philips Hall. In de email van directeur Franc Dubbelman meldt hij vervolgens:

De door ons verstuurde Samenwerkingsovereenkomst van 14 september is leidend!

Om een en ander voor NU vlot te trekken daar wij ook onze medewerkers moeten inroosteren en een goed beeld ten behoeve inkoop van de Horeca te kunnen krijgen, doe ik het volgende voorstel;

* De gehele zaalhuur ten behoeve van de opbouwdag op vrijdag 12 oktober wordt NIET in rekening gebracht.
* De Event manager op vrijdag 12 oktober wordt NIET in rekening gebracht.
* Overige zaken zoals omschreven in deze Samenwerkingsvoorstel blijven van kracht en zullen na afloop van komend evenement bijgesteld worden.
* De aanbetalingsfactuur verlaag ik naar ad. Euro 15.000,= en dient uiterlijk aanstaande maandag 8 oktober op onze bankrekening bijgeschreven te zijn.

Vervolgens wordt er niet meer gesproken over de staffel kortingen en andere afspraken en ook wordt bovenstaand nog steeds niet in een definitieve bevestiging opgenomen of aangepast. Het is en blijft voor ons allemaal te vaag. De beloofde aanbetalingfactuur wordt nimmer verzonden. Een aanbetaling zou juridisch de laatste en automatisch leidende definitieve bevestigen onderschrijven alsmede de laatste factuur met factuurnummer: 3269-2018-1761INV. Nog steeds met een verschil van bijna € 7.000,- in ons nadeel op basis van wat er wordt voorgesteld op de aanbetalingfactuur die we wel ontvangen. Er is op dat moment geen touw meer aan vast te knopen.

Op de factuur 3269-2018-1761INV met referentie: 14193 wordt verwezen naar de laatste definitieve bevestiging. Onder aan de factuur staat vermeld Aanbetaling 90% event / Evoluon ID 14193.

Is dit de 90% en ontvangen we daarna nog de 10%? Of is het 90% van het totaal bedrag? Op dat moment is er voor ons geen touw meer aan vast te knopen. Linksom of rechtsom worden we gedwongen een betaling te doen voor een bedrag wat nog steeds niet klopt. Als de aanbetalingsfactuur verlaagd is naar € 15.000,- dan blijft het totaal bedrag nog te hoog.

Ook hier heeft Dhr. Dubbelman geen enkele verantwoording genomen met tekst en uitleg. Niets, maar dan ook helemaal niets wordt onderbouwd.

Ervaring leert dat betalen ( ook een deel betaling ) een akkoord is. Onder deze voorwaarden en omstandigheden kunnen we niet akkoord gaan. Er is dus door ons wel geboekt, maar het Evoluon komt voor die boeking zijn afspraken niet na door zelf dubbel te boeken. Dat mag hier wel duidelijk zijn geworden. Alleen al dubbel boeken schendt de afspraken en de daarbij behorende overeenkomst en samenwerking.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_4-10-2018.pdf
http://www.fandomweekend.com/pers/ 3269-2018-1761INV.pdf

Wat moeten wij nog geloven? Is het bedrag van Franc Dubbelman inclusief / exclusief ? Hoe dan ook wordt ook de verval datum niet aangepast van de factuur, kunnen we niet het bedrag bepalen wat juist is en welke verrekeningen hebben plaatsgevonden. We besluiten nog een aantal vragen op te stellen en opheldering te verkrijgen.

Zaterdag  6 oktober 2018 stuurt Franc Dubbelman nog een email en annuleert daarin plotseling alles. Even in het weekend!  Direct hebben wij de telefoon gepakt, maar helaas Franc Dubbelman heeft een besloten feestje.

Was er direct vrijdag of dat weekend betaald door ons en getekend, dan waren we maandag de klos geweest. Dat Franc Dubbelman die bewuste zaterdagavond de annulering verstuurt is uiterst vreemd te noemen. Wij ontvangen de mail om 19:00. Hij stelt eerst voor uiterlijk maandag 8 oktober 2018 een deadline en 6 oktober 2018 annuleert hij toch maar even in het weekend omdat wij niet alle, totaal niet relevante vragen, zouden beantwoorden en niet hun niet aangepaste definitieve bevestiging zouden hebben getekend. Bovendien worden alle data geannuleerd door Franc Dubbelman. Wat voor trukendoos is dit?

Deze actie van de kant van het Evoluon leidt er toe om te gaan zoeken of er andere evenementen zijn geboekt op een van onze data. En zoals gemeld inderdaad op 14 oktober 2018 komt de Stadskerk 040 in de theater zaal van Philips.

Kort gezegd hadden wij geen correcte definitieve bevestiging, geen correcte factuur en heeft men geprobeerd onder al hun eerdere afspraken uit te komen. Franc Dubbelman heeft nog wel de brutaliteit om maandag 8-10-2018 alsnog om zijn € 15.000,- te vragen. Kan hij dan wel in zo’n korte tijd alle voorbereidingen treffen? Zaterdag schreef hij van niet. Op 6 oktober alles annuleren en maandag toch geld vragen? Zelfs nadat hij wel exposanten te woord staat en ons niet.

http://www.fandomweekend.com/pers/Email_Evoluon_8-10-2018.pdf

Op de vraag wat de Stadskerk op 14 oktober 2018 in de Theater zaal doet, heeft men tot op heden nog geen antwoord gegeven. Dit is dus de manier van zaken doen van het Evoluon en daar sta je dan. Wat nu?

Vanaf 8 oktober 2018 ontstaat er zoveel paniek op internet, waar Dhr. Dubbelman de aftrap voor heeft gegeven, dat eigenlijk onderhandelen onmogelijk is geworden. Het enige wat ons staat te doen is de gasten in te lichten en dan afwerken wat afgewerkt moet worden. We herhalen dat Dhr. Dubbelman de annulering zonder overleg met ons naar buiten heeft gebracht.  Alles wat daarna ontstond was een voor ons onwerkbare situatie met een golf van onnodige kritiek.

Omdat er veel conclusies worden getrokken zonder gelezen of geluisterd te hebben, hebben wij besloten alle social media kanalen af te sluiten. Reacties lopen volledig uit de hand, er worden zaken bijgehaald die niets met Fandom Weekend te maken hebben. Zelfs de medewerkers en hun kinderen worden per email bedreigd. Een enorme haat campange gaat van start. Ook mensen die niet eens een kaartje hebben gekocht beweren dit wel te hebben gedaan en plaatsen met opzet negatieve beoordelingen blijkt uit onderzoek.

Pas wanneer zij zelf het beheer over zoveel geld zouden krijgen en zoveel afspraken moeten maken, rekeningen moeten betalen etc. dan wordt het een ander verhaal.

Rest ons nog om naar de rechter te stappen. Doordat Franc Dubbelman tot op heden wel iedereen zijn sprookje vertelt en ons niet te woord wil staan is de geloofwaardigheid van deze mijnheer en het Evoluon volledig weg. Geen factuur, voorstel of afspraak wordt aangepast of nagekomen. En niemand kan met deze manier van werken vertrouwen houden in een organisatie die maarliefst 3 maanden minimaal van hun eigen dubbele boeking af weet. Ook voor de Stadskerk 040 is dit niet leuk, maar ook hier is Dhr. Dubbelman eindverantwoordelijk.

Wij kunnen totaal geen aansprakelijkheid aanvaarden voor een besluit van een directeur die op een zaterdag avond even voor de borrel een beslissing neemt en daarmee zoveel betrokkenen benadeeld en zoveel schade veroorzaakt. Veel mensen zagen er enorm naar uit.

Zaterdag 6 oktober 2018 mailt directeur Franc Dubbelman dat alles wordt geannuleerd!
Maandag 8 oktober 2018 wil directeur Franc Dubbelman geld zien!
En ondertussen weet hij al 3 maanden dat de Philips Hall op 14 oktober 2018 geboekt is door de Stadskerk 040. Dit terwijl hij de Philips Hall ook aan ons beloofd en factureerd!

Via ons mail formulier kunt u ons nog mailen en verder zal hier geen aandacht en tijd meer aan worden besteed in het openbaar.

Bezoekers kunnen hun ticket terug boeken via https://customerservice.paylogic.com/hc/nl/categories/200111503-Wijzigingen-en-Annuleringen . Paylogic is daarvoor het enige aanspreekpunt.

Wij blijven bij ons verhaal en standpunt, dit zijn de feiten en daar zal iedereen het mee moeten doen.

Dank je wel Franc en Maarten!

M. Boersma
Fandom Weekend

Niets uit deze pagina en de bijlagen mag zonder de bronvermelding worden gepubliceerd.